時間管理の悩みはGoogleカレンダーの共有で解消

この記事ではGoogleカレンダーを共有化することで、チームの時間管理の悩みを解決する方法をご紹介していきます。

若いチームリーダーにお勧めの記事です。

自分の仕事やチーム管理、はたまたチームメンバーの管理など、何かと会社員は管理で大変です。

  • 仕事の時間が無駄に長引いてしまう。
  • 仕事の効率が上がらない。
  • 今の仕事量と予定が分かりづらい。

などなど、特に時間管理については悩みが多いですよね。

時間管理が出来ずに、納期ギリギリ、残業、作業効率悪化。

自分の分だけの時間管理ならまだしも、部下がいるとなると本当に大変で悩みも増えます。

 

チームとしての理想は、

  • 自分とメンバーの行動がリンクして、無駄のない動き方にしたい!
  • どれだけの時間をかけてどれだけの仕事をするのか、正確なチーム目標をたてたい!
  • 上手く時間配分をして皆を早く帰れるようにしたい!効率を上げたい!

というのが大きな理想ですよね?

しかし、なかなか上手くいかないのではないでしょうか。

原因に考えられるものとして、

  • 上手く予定が共有できていない。
  • 共有できていても、時間管理が出来るようにルール整備できていない。

というのが大きいかも知れません。

 

きちんと共有とルール化が出来ていれば、

  • 自分とメンバーの予定を合わせることが出来る。
  • 仕事量とペースの実情を把握できるので、正確な目標をたてられる。
  • 時間配分をきっちりできて、残業を減らせることが出来る。
  • 習慣になり、時間管理が円滑にできる。

などの効果が期待できます。

特に正確な目標が立てることが出来ると、チームの運営がスムーズにできます。

Googleカレンダーの共有化と正しい運用方法をすれば、時間管理がグッと楽になるのです。

※目標の達成についてはこちらの記事もご参考ください。

目標を達成する手順とコツ教えます!伸び悩んでいる人必見です! 多くの企業・部署では月初めや締め日、半期、年度など節目において、目標達成の報告と次の目標の設定をします。 また、個人におい...

時間管理が重要なワケ

時間管理とは、自己管理の一つです。

仕事で必要な自己管理には時間管理の他に、

  • 健康、体調管理
  • 感情の管理
  • モチベーションの管理

などが有ります。

時間管理は自己管理の項目の中で、最も重要な項目と言えるでしょう。

なぜかと言いますと、時間管理が出来ていないと、他の項目に対して影響する負の要素が大きすぎるからなのです。

例えば、

遅くまで残業の日が続く
→体調管理、モチベーションの管理にマイナス

切羽詰まってイライラする
→感情の管理にマイナス

のようなことが考えられます。

もちろん、時間管理がちゃんと出来ていれば、他の管理もちゃんとできる、わけではありません。

しかし、時間管理が出来ていなければ、他の管理もできない可能性が大きくなるのです。

 

逆に、体調管理、モチベーションの管理、感情の管理が出来ていても、時間管理にはあまり影響がありません。

時間管理が出来ているからこそ、他の管理が出来るのです。

ですので、時間管理が自己管理の中では最も重要な管理だと言えるでしょう。



Googleカレンダーを使った時間管理の3つのメリット

私の時間管理はGoogleカレンダーで、また、他のチーム管理でもGoogleカレンダーをお勧めしています。

それには3つのメリットがあるからです。

メジャーであるというメリット

Googleカレンダー無料で使えるツールでは、認知度が非常に高いです。

ですので、会社での使用許可が通り易いと思います。

設定さえしてしまえば誰でも簡単に使えますし、もし分からない事が有ってもGoogleで検索すれば対応ができてしまうことが多いです。

また、使う人にとっては安心感がありますので、拒否感が薄くなるという大きなメリットがあります。

インターネット上で管理するメリット

Googleカレンダー自体はパソコンの中にあるのではなく、インターネット上の世界にあります。

ログインさえすればどのパソコンでも使えるのです。

ログインだけで使えるメリットは、

  • パソコンを替えても引き続き使える
  • 余計なソフトを入れなくて良い
  • ノートパソコンやスマホなど、外でも使える

などが挙げられます。

継続性、携帯性が良いということは、時間管理をする上でも大切なことです。

共有によるメリット

Googleカレンダーを共有することによって、共有しているメンバー同士が予定や仕事量、時間を把握できます。

  • 自分とメンバーの予定をリンクしやすくなる
  • 部下の管理が一画面でできる
  • 異常が出た場合に発見が早くなる

見る目が複数になることで、助け合いや助言、指導などがタイミングよく管理できるのです。

Googleカレンダーでの共有設定(時間管理を共有する)

ここではGoogleカレンダーの共有設定方法をご紹介しています。

必要な方のみ展開してください。

設定方法の詳細を見る

それではGoogleカレンダーでの共有を実際に設定していきましょう。

Googleアカウントが必要になりますので、こちらのGoogleアカウントより事前に取得しておいてください。

Google アカウントの作成(Googleのアカウント登録サイトです)

↑携帯電話と現在のメールアドレス以外の空欄を埋めていけば簡単に取得できます。

※詳しい作成方法が知りたい方は「Googleアカウント 作り方」でご検索ください。

 

会社用としてアカウントを作成しても良いのですが、電話番号認証などを求められ、同時に複数のアカウントを取ることが出来ないことが有ります。

複数アカウントが取れなかった場合は、個人アカウントのカレンダーをお借りする形が良いかと思います。

 

また、カレンダーの設定も有効にしておいてください。

※カレンダーの設定方法は「Googleカレンダー 設定方法」でご検索ください。

Googleカレンダーの共有方法

共有用のカレンダーを作成します。

アカウントはどのアカウントでもOKです。

まずはGoogleカレンダーに移動しましょう。

①Google検索画面の右上にGoogleアプリのタイルをクリック
②その中にカレンダーをクリック

 

共有用のカレンダーを追加します。

③カレンダーが表示されると、右上に歯車のマークをクリック
④メニューの中の設定をクリック

 

⑤カレンダーを追加
⑥新しいカレンダーをクリック

 

⑦新しいカレンダー設定用のウィンドウが現れるので、任意の名前を入力
⑧カレンダーを作成をクリック

 

⑨作成したカレンダーをクリック
⑩特定のユーザーとの共有をクリック
⑪ユーザーを追加をクリック
⑫共有を設定する項目で共有したいユーザーを入力して送信
※Googleアカウントを入力

 

これで共有用のカレンダーを共有することが出来ます。
(他のカレンダーは共有されません。)

チーム全員が登録出来れば、メールが届きますので確認しておいてください。

共有用のカレンダーの名前によっては、誰のカレンダーか分からなることが有ります。

共有しているカレンダーの表示名は変えることが出来ますので、わかりやすい名前にしておきましょう。

 

⑬名前を変更したいカレンダーの右の、オーバーフローメニューをクリック
⑭オーバーフローメニューが出てくるので、設定をクリック
※下の色でその人のカレンダーの色を変更できます。

 

⑮一番上の名前を分かりやすい名前に変更

 

以上で共有の設定は終了です。



Googleカレンダーを使った時間管理方法とルール化

Googleカレンダーを設定し共有方法が分かっただけでは、うまく時間管理をすることは難しいです。

適切な時間管理方法とルール化、共有を行うことでその効果は発揮されます。

Googleカレンダーを使った時間管理方法

まずは、自分の抱えている仕事をカレンダーに登録しましょう。

登録の際に注意するべきは、この3点です。

  • 長い時間の作業は細分化する
  • 短い時間の作業はまとめる
  • 期限を記載して、期限を超えないようにする

そして、登録した予定を活用し時間管理に活かします。

活用のポイントは3つです。

  • チームの予定を分かりやすくする
  • 共通の予定はゲスト機能で共有する
  • 資料や課題を共有する

では、それぞれを見ていきましょう。

 

長い時間の作業は細分化する

作業の時間が長すぎればブレが大きくなりすぎて、時間管理が出来ません。

何を、どれだけ、いつまですれば良いのかが分からなくなってしまうのです。

長い時間が掛かる仕事であれば、仕事内容を分けて時間を区切ります。

 

例として、プレゼンツールを1日で作るという作業を見てみましょう。

そのまま予定を取ると、丸一日「プレゼンツールを作る」という予定になります。

しかし、それでは区切りが無く、時間管理が出来ませんよね?

ですので、作業の工程を分解するのです。

プレゼンツールを作る工程としては、

  1. 資料の調達
  2. 資料をまとめる
  3. レイアウト、構成の検討
  4. Word・PowerPointでプレゼンツールを作成

というように分けることができますよね?

これを作業の細分化と言います。

 

細分化した作業に時間の割り振りをしていけば、時間のパズルを組むようにカレンダーに登録できます。

細分化した作業自体が長すぎれば、さらに細分化していきます。

長くても5、6時間以内に納めるようにしましょう。

 

短い時間の作業はまとめる

逆に短すぎると、項目が増えすぎるのであまり良くありません。

一つ予定変更をすると他の予定を移動させなければならなくなり、かなりの時間を取られてしまうからです。

時間管理する為に入れたツールで、時間を取られたら元も子もありませんからね。

短い時間の作業をうまく登録するコツは、

  • 短い作業同士を一つの作業枠にまとめてしまう
  • 朝一、昼一、終業時など、忘れない位置に固めておく

のように、一つの枠か置き場所をまとめてしまうことです。

 

期限を記載して、期限を超えないようにする

時間管理で最も必要なのは、期限です。

期限があるからこそ、他の予定をやりくりできるのです。

各予定には必ず期限を記載しておきましょう。

始めは面倒くさいですが、続けていれば慣れてきます。

逆に期限が無ければ不安になってくるようになりますよ(笑)

 

以上の管理方法で登録すれば、時間管理に適したスケジュールを登録することが出来ます。

 

画像はGoogleカレンダーのスケジュール例です。

どうでしょうか?

一日の仕事の流れがイメージとして見えますよね。

仕事の時間配分や流れがイメージ出来ているということは、時間管理が出来るということです。

しっかりとイメージを持てるようにスケジュールを登録しましょう。

 

これで、Googleカレンダーへのスケジュール登録はできるようになりましたね?

では、次はこの登録したスケジュールを、どう活用するかです。

 

チームの予定を分かりやすくする

共有設定の⑭にある、色の設定を使います。
↑クリックでジャンプします

各メンバーのカレンダーの色を再設定するのです。

そのままでも構いませんが、そのメンバーのイメージカラーを決めておきます。

これも仕事や時間配分の流れのイメージを掴むことと同じで、色によってその人をイメージするのです。

そうすることで、いちいち名前を確認しなくても、その人の時間配分が分かるようになってきます。

直感的に、時間管理を行うことが出来るようにしてしまおう、と言うことですね。

 

共通の予定はゲスト機能で共有する

会議やミーティングなど、メンバー共通の予定がある場合はゲスト機能を使いましょう。

予定にゲストを追加すれば、簡単に共有が出来るので、予定に入れたかどうかの確認も必要ありません。

管理が一つ減るということですね。

※予定の詳細設定(予定をダブルクリックすると開きます。)でゲストを追加できます。



資料や課題を共有する

予定詳細の設定には資料やメモの共有もできます。

前述のゲスト機能に合わせていくと非常に便利です。

会議に必要な資料や、議題、進行予定などを記載しておきます。

参加者が事前の資料と何をするのかが明確になるので、時間通りの進行の手助けになるのです。

Ⓐ…添付資料を登録します。
Ⓑ…課題、議題、メモなどの連絡事項を登録します。

 

以上が3つの注意点と3つのポイントです。

 

注意点、ポイントのまとめ

登録の際に注意するべき点

  • 長い時間の作業は細分化する
  • 短い時間の作業はまとめる
  • 期限を記載して、期限を超えないようにする

 

活用のポイント

  • チームの予定を分かりやすくする
  • 共通の予定はゲスト機能で共有する
  • 資料や課題を共有する

 

スケジュール登録のルール化

さて、共有化と時間管理方法については、なんとなくでもご理解いただけたかと思います。

しかし、これでも上手く時間管理できないことが多いです。

一番大きな原因はルールが決めれていない、又は多いということです。

 

ルールが決めれていない

いわゆる無法地帯です。

  • 予定の登録のタイミングが人によりバラバラ
  • 予定以外のことを登録して、何の予定なのか分からない
  • そもそもカレンダーを登録すらしない

など、最低限のルールを決めておかないと、結果的にカレンダー自体が破綻していしまいます。

 

ルールが多い

多すぎるルールは足枷になり、逆に業務の妨げになってしまいます。

時間管理をする為に管理する→その為に時間を使う

みたいな悪循環が産まれるのです。

そして、ルールが多すぎると、ルールを守れない人が必ず出てきます。

当然、時間管理の為にルールを設定しているので、ルールを守れないと時間管理にも支障がでます。

さらに、守れていない人に対しての不平不満などが発生し、チーム内での不協和音が産まれることもあるのです。

必要最小限のルールで運営をする。

時間管理だけではなく、運営するもの全てにとって重要なことなのです。

 

決めるルールはたった2つ

ルールが無くてはダメ。

しかし多すぎてもダメ。

時間管理をGoogleカレンダーで行う上で予定登録のルールは、

  • いつ登録するのか?
  • 何を登録するのか?

このたった2つです。

いつ登録するのか?

人により登録タイミングがバラバラになると、予定をリアルタイムでリンクできません。

時間管理を行う上で、今、どんな状況なのかが見えないと管理など出来ないのです。

私のおすすめするタイミングは、

・予定が発生、変更した直後
(リアルタイムでの管理用)

・朝一、昼一、業務終了直前などの区切りの時間
(毎日の定期作業、癖付け)

・工程終了直後
(予定に対する実績の確認)

です。

しかし、業種によってはタイミングが違うことも有るでしょう。

その場合は適切必要な分のタイミングをルール化してください。

 

何を登録するのか?

当然、業務以外の予定は登録すべきではないでしょう。

しかし、ルールを決めておかないと、何を登録するかわかりません。

カレンダーが私物化されてしまうと時間管理が非常にやりづらくなります。

私物化を防ぐためにも、何を登録するのかは明確にすべきなのです。



Googleカレンダーを使った時間管理のまとめ

時間管理をする上でのGoogleカレンダーの運用方法についてご紹介しました。

以下、まとめです。

なぜ時間管理が重要なのか?

  • 時間管理が出来ていないと、感情、モチベーション、体調の管理をすることが難しい。

Googleカレンダーを使った3つのメリットは?

  • メジャーであり、信頼感・安心感があり、業務へスムーズに取り入れることが出来る。
  • インターネット上での管理により、継続性、携帯性が良い。
  • 共有することにより予定のリンク、一元管理、問題の早期発見が可能。

カレンダーの共有設定方法

Googleカレンダーを使った時間管理方法

登録の際に注意するべき点

  • 長い時間の作業は細分化する
  • 短い時間の作業はまとめる
  • 期限を記載して、期限を超えないようにする

活用のポイント

  • チームの予定を分かりやすくする
  • 共通の予定はゲスト機能で共有する
  • 資料や課題を共有する

スケジュール登録のルール化

  • ルールは必要だが、多すぎてはいけない
  • いつ、何を登録するのか?という2つのルールを設定する

 

Googleカレンダーを活用できれば、時間管理をしっかりと行うことが出来ます。

運用方法など、業種間で違うことも有るでしょうが、時間管理という点では同じです。

あなたの抱える時間管理の悩みは、あなた自身が解決できるのです。

そのためには、必要なツールを適切に使うことも必要なのです。

まずは自分の、そして部下の時間管理をしっかりと行い、楽しい職場を作りましょう。