今回は仕事でミスを無くすためにチェックするべき項目をご紹介します。
ミスが多い人にはできていないことの共通点があります。
そのできていないことをチェックし直すことでミスが少なくしていきましょう。
仕事でミスが多くて悩んでいらっしゃる方にぜひ読んでいただきたい記事です。
ミスってこんな状況でも起こりますよね。
- しっかりと見ていたのに
- いつもより気をつけていたのに
- 何回も見たはずなのに
自分ではしっかりとしている、間違えないように細心の注意を払っているのに、なぜかミスを起こしてしまう。
私も昔はミスが非常に多く、改善の為のレポートを何度も書かされました。
なんとか無くそうと努力はするんですけどね…
ミスが起こるたびに自信を無くすというか、凹むというか…
自分には無理なんじゃないかと悩む日々が続きました。
ですので、ミスが多いと悩む人の気持ちがすごくわかります。
そんな私ですが、今では講師として新人教育を行ったり、部下の仕事をチェックしたりとミスを防ぐ立場になりました。
当然、ミスはほぼ無くなりましたよ。
では、なぜミスが少なくなったのか？
実はミスが多いと悩む人（私もそうでした）には数々の共通点が有ります。
その共通点を直していけば、ミスは勝手に減ってくるのです。
今回は私の経験を元にした、ミスが多い人に共通するチェック項目をご紹介します。
共通点を理解して自分自身でチェックし、根気よく改善していけば、私のように必ずミスは少なくなります。
そうすれば仕事のストレスも少なくなって、あなたの気持ちも楽になるはずです。
自分勝手な判断をしていないか？
「自分勝手な判断をするな！」
とよく怒られませんか？
ミスが多い人は、とにかく自分の考えだけで行動しがちです。
- 確か前はこうやっていたから大丈夫！
- これで大丈夫なはずだ！
- 自分の方が正しい！
なぜか、自信があるんですよね（笑）
いい加減に気づきましょう。
その自信のせいでミスが起こるんですよ？
まず自分で判断する時は「本当にこの判断で良いのか？」と、少し考えてください。
特にミスが多いのであれば、上司や先輩に自分の判断が合っているか確認しましょう。
聞く上司や部下がいないなら、同僚でも良いでしょう。
ミスが多いと周りも分かっているなら協力してくれるはずです。
メモや記録がしっかりできているか？
ミスが多い人はメモや記録を取らない人が多いです。
目に焼き付けて、言葉を聞いて理解して仕事をするって感じですね。
でもね、思い返してみてください。
しっかりと覚えていないからミスをするんでしょう？
人の記憶というものは、非常にあいまいなものです。
私なんか昨日、夕食に何を食べたか忘れることも有りますからね（笑）
そうでなくても、
- この曲なんて曲だったっけ？
- 今なにをしようとしてたっけ？
- あれ？家の鍵閉めたかな？
なんてこと、ありますよね。
完ぺきではない記憶に頼っていては、いつかミスを起こすのは当たり前のことなんです。
ましてや、教えてもらってすぐの時は覚えているはずが有りません。
わかりますよね？
では、これからは記録をするべきでしょう。
こちらの記事でメモが苦手な方向けに簡単な記録術を紹介していますよ。
整理整頓できているか？
ミスが多い人はとにかく、整理整頓が苦手です。
私もいまだに苦手です（笑）
以下をチェック改善してみてください。
机の上や引き出しの中が整理されているか？
- あれ、あの書類はどこにいったかな？
- ボールペンがどこにいったかわからないぞ？
- ここに挟んでいたのになぁ…
机の上は書類でいっぱいになり、ペン立てにも色々なペンやハサミが刺さっている。
引き出しを開けると、書類が散らばって名刺も散乱。
挙句の果てにお菓子の粉まみれ（笑）
な～んてこと無いですか？
私もそうでしたが、整理整頓については屁理屈のような独自理論を持っていました。
「散らかっていても、自分でどこに何が有るか把握しているから大丈夫！」
本当に平気でこんなことを思っていましたね。
同じように思っている方は実際に自分の心に問いかけてみてください。
「整理整頓するのが面倒くさいだけでは無いですか？」
と。
机の上や引き出しの中が整理されていないと、すぐに仕事に取り掛かれません。
緊急時はミスを起こす原因である「焦り」の元です。
他にも散らかっている書類をそろえる時に順番を間違えてしまったりと、イージーミスを連発する環境になってしまいます。
確かに完璧に片付けるのはかなり難しいです。
しかし、整理整頓を心掛けるだけでも効果が有ります。
定期的に整理整頓の予定を取るだけでも良いです。
整理整頓を心掛けて、なるべく身の回りはキレイに保ちましょう。
私も苦手です…一緒に頑張りましょう…
パソコンの中身は整理できているか？
今ではほとんどの会社でパソコンを使うはずです。
あなたのパソコンはきちんと整理できていますか？
- デスクトップが乱雑で分かりづらい
- 同じような名前のフォルダが何個も有る
- 名前の付いていない新しいファイルがいくつも有る
こんなことは無いですか？
業務でパソコンを使っていれば、パソコンの中身を整理することは必須です。
提出するはずの資料データが、コピーしていた昔のデータだった。
なんてのはよく有る話ですよね。
パソコンの中身はあなたの頭の中身だと思ってください。
整理整頓すればあなたの仕事の相棒として、ミスを防ぐ手助けをしてくれますよ。
以下の記事でデスクトップの整理術をご紹介しています。
仕事の予習ができているか？
ミスが多いと悩む人は仕事の予習が出来ていないことが多いです。
行き当たりばったりで仕事をしていないか？
- 目の前の仕事をこなすだけになってしまって、次の仕事のことを考えていない。
- 仕事が重なってしまって、作業時間を圧迫してしまう。
仕事は計画と予定組みが重要です。
なぜなら、上司やチームメイト、他の部署と、あなたの仕事に関係する人が多くいるからです。
会社として仕事をしている以上役割分担が有る為、あなただけのペースで仕事を進めることはできません。
当然、納期、締め切りに追われることも出てきます。
そんな時にしっかりと計画できていなければ、焦りから無茶な仕事をしてしまってミスを起こしてしまうでしょう。
心当たりは有りませんか？
ですので、予定をしっかりと立てて、あなたの仕事に余裕を持たせたほうが良いという事なんです。
概要をわかったうえで仕事をしているか？
仕事は以下のことを理解してから出来ていますか？
- 誰と
- 何人で
- どこで
- 何時から
- どんなことを
- どのように
- どれくらいの時間で
ミスが多いと悩む人は、必ずと言って良いほど次に取り組む仕事の事をわかっていません。
つまり頭の中でシミュレーションできていないんですね。
シミュレーションできていないから、その場しのぎの仕事になってしまうのです。
そんな状態でミスが少なくなるはずが無いですよね？
最低限、次の仕事の概要は頭に入れて、少しでもシミュレーションしておきましょう。
仕事の予習をする為には、しっかりとした予定管理が重要です。
手帳やノートなどでも良いですが、Googleカレンダーのような共有できるＷＥＢアプリを使えば、複数人で共有できるので、予定組みの勉強にも持ってこいですよ！
こちらの記事でGoogleカレンダーの共有について書いているので、参考にしてください。
仕事の概要が分かることでしっかりとシミュレーションができるようになります。
仕事を頭の中でシミュレーション出来るようになれば、目標の達成にも非常に役立ちますよ！
目標達成についてはこちらの記事もご覧ください。
作業の意図がわかっているか？
作業の意図が分かっていないとミスが多くなります。
作業の意図というのは、その作業は何の為にやっているのか？という事です。
効率や品質の向上の為に、作業には手順が有りますよね。
手順においてのその作業には、
- なぜそのタイミングなのか？
- なぜその作業なのか？
など、理由、いわゆる意図があるのです。
作業の意図が分かっていないということは、手順だけになってしまうので、何に重点を置くべきか分かっていないということになります。
そうすると、手順の全てを注意深く見ることになってしまい、
- 作業が遅くなる
- 集中力が続かない
ということが起こり、ミスが起こりやすい状況になってしまうのです。
ミスが少ない人って、要領が良いですよね？
つまり、作業の意図が分かっているので、注力する箇所が分かっているということなんです。
- 作業も早くできるので焦りが無い
- 集中するべきところで集中できている
ミスが起きない状況になっているんですね。
ミスが多いと悩むなら、しっかりと作業の意図を理解しましょう。
考えたけど分からないという方は、もしかしたら根本的に知識や技術が足りていないかも知れません。
一度、初心に帰って学んでみるべきでしょう。
新人向けの記事ですが、こちらの記事を参考にしてみてください。
ミスをした時の状況を覚えているか？
○○をしたからミスをした。
なんて覚えていないですよね。
問題はそこではありません。
ミスをした時の状況なのです。
ミスが発覚するのは、そのミスを起こした作業の直後ではありませんよね？
職種によって変わるでしょうが、大体は数時間後から数日後とタイムラグが有ります。
まだ数時間後なら良いですが、数日後となるとほぼ記憶に無いでしょう。
その中で予定をきっちりと記録しておけば、状況は思い出せるはずです。
しかし、ミスが多い人は状況すらも覚えていないことが多いのです。
なぜなら、予定もきっちりと立てていないし、心にも余裕がないのでどんな状況だったのかを覚えていないからなんですね。
ミスは心のスキマから起こるものです。
ミスが多いと悩んでいるなら、作業ごとの状況の記録をするようにしましょう。
そこから生まれる改善は、あなたの仕事の精度を劇的に変えてしまう可能性が有りますよ。
そもそも改善しようとしているか？
そもそも改善する気が無いのでは？ということでは有りません。
（そうであれば論外ですが…）
ミスを無くそうと取り組んだ「その方法」で、本当に改善できるのか？
ということです。
根性論や精神論でその場しのぎの対策になっていないかをチェックしてみてください。
ミスを起こしてしまって、そのミスを防止する為に、
- よく見る
- もう一度見る
- 十分に気を付ける
などの改善策をよく見ます。
実はこの改善策は根本的に解決していない為、またミスをするようになってしまうのです。
この改善策は、起こったミスを防ぐ方法であって、ミスを起こさないようにするわけでは無いですよね？
ということは実際にミスは起こっているのです。
だからよく見て防ぐんですよね。
では、その防ぐ方法はどうですか？
具体的に何をどうすることで漏れなくミスを発見できるのでしょうか？
…
気合、根性、集中などの精神論ですよね。
ではその時に
- たまたま気合が入っていない
- たまたま根性が入っていない
- たまたま集中できていない
となるとどうでしょうか？
ミスは防げませんよね。
つまりは、その場しのぎの対策になっているということなんです。
まずはミスが起こらないようにするという視点で、改善の方法を考えましょう。
まとめ
ミスが多いと悩む人は、まずこの項目をチェックしましょう。
- 自分勝手な判断をしていないか？
- メモや記録がしっかりと取れているか？
- 整理整頓はできているか？
- 仕事の予習はできているか？
- 作業の意図はわかっているか？
- ミスをした時の状況を覚えているか？
- そもそも改善しようとしているか？
この中で当てはまっているものが有れば、その項目を徹底的に改善しましょう。
そうすることで必ずミスは少なくなるはずです。
もし、一つも項目に当てはまらなかったり、人間関係や職場のストレスが大きい為にミスが多いのであれば、その仕事（職場）はあなたに合っていないのかも知れません。
そんな時はこの記事を参考にしてみてください。
仕事をする上で、ミスは切っても切れない存在です。
自分にとって不都合なことばかりが起こるでしょう。
当然、周りにも多大な迷惑を掛けます。
しかし、しっかりとした対策を立て、ミスが少なくなってくればあなたの評価も上がるのです。
ミスというピンチを改善でチャンスに変えることができるのが、一流のビジネスマンではないでしょうか。
